在這個充滿變化的時代，不管是工作還是生活，我們都需要學會如何有效地規劃、執行和管理各種計畫。在今天的內容中我將會介紹到專案管理工具、流程、證照等，剛踏入職場的新鮮人，或是想更深入了解專案管理的求職者，這篇文章可以幫助到你。如果你想在職場上脫穎而出，掌握專案管理技能絕對是加分項！
專案管理是什麼?
專案管理（Project Management），專案管理簡單來說，就是對專案進行規劃、組織、執行和控管，以達成專案目標，也可以輔助各部門的職場工作者更好地完成專案需求及一致性的目標。一個優秀的專案管理者能夠在一定期限內，以最少的資源將成果效益最大化。
專案管理在企業中已經成為基礎工程，因為它可以幫助企業掌握進度、成本控制，在許多行業，例如軟體開發、網站設計、行銷活動等，專案管理都是必不可少的。
專案管理好處一 : 組織、協調、試點
專案管理可以運用於大專案分配成幾個小專案持續進行實驗並定時展現成果，為企業的大規模專案打下基礎，同時減少風險和成本，提高企業競爭力，或是奠定企業轉型的基礎，也可以達到專案「試點」的效果。
專案試點是什麼？ 「試點」是在小範圍內先行試驗計畫或政策，以測試效果並找出問題。這種做法可以幫助我們在正式全面推行前，收集實際數據和反饋，進而修正和完善計畫。
專案管理好處二 : 職責劃分、目標落實
透過專案經理制定專案目標、分工、進度以及團隊成員的職責劃分，使得每個團隊成員都清楚了解自己的角色和責任，結構化安排有助於減少混亂和重複工作，從而提高整個團隊的工作效率。
專案管理好處三 : 目標導向性明確、資源最佳化
專案管理可以使專案的目標清晰明確，確定時間表、資源的管理和分配、截止日期，並監控進度，從而確保項目按時完成，有助於提高工作效率，並降低專案失敗的風險。
專案管理三大模式
常見的專案管理模式分成三種：「瀑布式」、「敏捷式」「混和式」。
一、瀑布式專案管理
是一種傳統的線性管理方法，如同精密的流水線，每個步驟環環相扣，按照固定的順序依次完成各個階段，如需求定義、設計、開發、測試和結案，需要注意的是一定要完成A步驟才能進行到B步驟，適合需求明確、變更較少的專案，例如建築施工、軟體開發等。
- 優點 :
- 明確的階段和計劃，有助於專案的管控且條列清楚。
- 適合於固定需求和明確目標的專案。
- 容易理解和管理，適合初期需求確定較為穩定的項目。
- 缺點 :
- 缺乏靈活性，難以應對需求變更。
- 在專案建立的途中，很難做出快速的變動。
二、敏捷式專案管理
是目前業界最常用的模式，強調快速響應需求變化和持續交付價值，通過短週期的迭代開發和跨功能的團隊合作來實現，有效地管理風險，及早發現問題並快速解決，把大專案拆分成許多的小專案，以小周期不斷交付價值，反饋是非常迅速的，適合需求不確定、變更較多的專案，例如網站開發、產品開發等。
- 優點 :
- 強調持續交付價值，快速響應市場需求變化。
- 提高客戶滿意度，透明度和溝通頻繁。
- 有效的風險管理，及早發現問題並快速修復。
- 缺點 :
- 需要高度專業的團隊和持續的客戶參與，才不會偏離原本最主要的專案目標。
- 可能因需求變化頻繁而導致範圍和專案時間控制的挑戰。
- 成本較高，對於大型或複雜的項目，需要額外學習和培訓來實現最佳效果。
三、綜合型專案管理
結合了瀑布型和敏捷型的優點，具有彈性較大的特點，可以根據項目的特點和需求靈活調整管理方式，提高了對風險和變化的應對能力。然而，綜合型模式需要更多的管理工具、組織能力和跨部門溝通來平衡兩種完全不同的方法，會需要額外的時間和成本來整合不同的管理流程。
- 優點 :
結合了瀑布型和敏捷型的優點，彈性很大，可以根據項目的特點和需求靈活調整管理方式，提高了對風險和變化的應對能力。
- 缺點 :
需要更多的管理和組織能力來平衡不同的方法，會花費額外的時間去整合不同的管理流程，團隊本身的專業度要求更高，需具備多樣的技能和經驗來應對各種情況。
選擇合適的模式，掌握不同專案管理模式的優缺點和適用範圍，是成為一名專業經理的必備技能。它可以幫助你在面對不同類型專案時，制定有效的執行方案，讓專案管理進行更加流暢。
為什麼企業需要專案管理人才？
在求職網站上，經常看到企業在徵求 PM 或專案經理等專案管理人才，明明有行政部門，為什麼還會有這麼多企業在尋找專案管理人員呢?在過去，專案管理主要應用於大型工程建設、IT 資訊科技等領域中，隨著專案管理理念的普及，其應用範圍已逐漸擴展到各行各業，現在幾乎所有企業都會涉及到專案管理，因此對專案管理人才的需求也越來越旺盛。
專案經理五大特質，你具備了嗎？
特質1 – 解決問題的能力：PM很大的功能就是「發現」並解決「專案」中遇到的各種狀況。如果你喜歡做有固定SOP的工作，那麼專案經理就不適合你。
特質2 – 跨部門、團隊的溝通能力：PM的工作很大一部分其實就是溝通再溝通，很多資源都不握在自己手上，PM可以想像成是這個專案的橋樑，若沒有這個橋梁溝各部門，團隊、專案將會是一盤散沙。
特質3 – 能處理複雜且多元事情的能力：許多專案管理者無法像專業工作者一樣，只針對某一個專業不斷的前進，像是活動的PM，可能同時要處理來賓、表演者、場地、時程表、預算……的問題，而且這些大部分發生在同一時間。
特質4 – 強大的時間觀念：專案很重要的元素之一就是時間，要讓專案能在進程之中，身為專案管理者，時間觀念必須跨越自身，還要能預判、控管協作單位的時間，才能讓整個專案在表定時間內完成。
特質5 – 心理素質強大： 許多PM在做專案管理時，他的團隊成員可能來自各個部門的任務調派，也就是他沒有實際的指揮權，甚至在做溝通時，還要備受部門主管的質疑與不滿，因此從專案團隊內，到團隊外，都必須有強大的心理素質做支撐，才能幫助專案持續運作。
專案管理流程
專案管理流程通常分為五大階段：啟動、規劃、執行、控管和結案：
一、啟動階段
起始階段是專案管理的第一步，也是確保專案成功的關鍵。在這個階段，團隊需要清晰地定義專案的範圍、目標和利害關係人。首先，我們需要明確界定專案的目的和預期成果，以確保所有利害關係人都對專案的方向有一致的理解，並建立有效的溝通和管理機制，以確保雙方對於專案得到充分的理解。最後，我們將制定專案章程，明確定義專案的範圍、目標、時程、測試、結案，作為專案啟動的基礎。
二、規劃階段
規劃階段是專案管理的核心，它為專案提供了全面的框架。在這個階段，我們將制定專案計畫，明確確定專案的工作內容、交付物、時程、資源分配。首先，我們將進行風險評估和管理，識別可能影響專案成功的風險，並制定應對策略，以最大程度地減少風險對專案的影響。接著，我們將制定溝通計劃，明確界定溝通的對象、內容、頻率和方式，以確保團隊成員和利害關係人之間的有效溝通，，確保專案在預算內按時完成。
三、執行階段
執行階段是將專案計劃付諸行動的階段。在這個階段，團隊將按照制定的計劃開展工作，追蹤進度，解決問題，並確保專案按時交付。首先，我們將分配任務和資源給團隊成員，確保每個人都清楚自己的責任和角色。將定期監測專案進度，識別任何可能影響專案進展的問題，並及時採取措施加以解決。最後，我們將建立有效的變更控制機制，確保任何變更都經過評估和批准，以避免對專案的影響。
四、控管階段
控管階段是監控和管理專案執行情況的階段。在這個階段，會持續監測專案的進度、成本、質量和風險，並及時調整計劃以應對任何變化。首先，我們需要建立有效的監控機制，定期收集和分析專案相關數據，及時了解專案的執行情況，並評估專案可能面臨的風險，並制定應對策略，以減輕風險對專案的影響。最後必須建立有效的變更管理機制，確保任何變更都經過評估和批准，以避免對專案時程造成影響。
五、結案階段
結案階段是專案的最後一個階段，也是專案管理的收尾階段。在這個階段，我們將評估專案的成果，確認專案目標是否實現，確保交付物符合品質標準和客戶需求。客戶提出修改資料時，需要評估是否在專案的合理範圍內進行修改，最後整理並歸檔專案文件和相關資料，以便日後查閱和參考。
當你有一大堆專案要完成，但又不確定如何有效地進行時，按照上方的步驟可以幫助你的團隊組織、追蹤並順利執行工作。上述的流程是不是看起來很複雜呢?別擔心，有了專案管理工具，大家可以在同一個平台上組織所有的工作細節，分享進度和回饋，實現更高效的協作。接下來會向你介紹專案管理必備工具！
專案管理工具及應用
在實際工作中，我們該如何使用專案管理工具來提高工作效率呢？市面上有許多不同類型的專案管理工具，這些工具的共同目標是提高團隊的效率和組織能力。它們通常提供了任務列表、進度追蹤、分配任務等功能，讓你們可以清楚地了解每個任務的狀態和負責人，也可以及時追蹤專案進度，讓團隊成員之間可以方便地溝通和合作。
第一個推薦的工具 Asana
Asana功能強大且易於使用的專案管理工具，提供了任務追蹤、圖表、日曆和團隊協作功能。它適用於各種大小的團隊，從個人使用到大型企業專案都很方便，且使用介面也很直覺性，非常適合進行專案的管理。
第二個推薦的工具 Trello
Trello非常簡單易用容易手上，且具有流行視覺化的直觀設計分為看板、列表、卡片，可以在卡片上添加關鍵字註解，可以更輕鬆地組織工作流程，追蹤任務非常適合團隊合作使用。
第三個推薦的工具 Jira
Jira是一款由澳大利亞軟體公司Atlassian開發的專案管理工具，主要用於軟體開發領域。它提供了強大的敏捷式和瀑布式專案管理功能，使團隊能夠有效地跟蹤任務、分配工作、管理問題和進行版本控制，但對於新手較不友好，需要花費較多的時間去熟悉功能，且價格較高。
專案管理證照
那麼，作為一名PM、或是想要跨領域踏入PM的求職者，可以考取哪些證照來提升自己的競爭力呢？目前較為主流的專案管理證照有PMA、PMP、CPPM®，接下來我們會向你介紹這三種證照，讓你在未來考取證照有方向。
一、專案管理助理PMA
PMA證照是PMP證照的入門級證照，專案管理入門的第一步。專案管理助理（Project Management Associate）證照，由中華專案管理學會（NPMA）頒發。PMA證照旨在認證專案管理助理的基本知識和技能，幫助他們在工作中有效地參與和支持專案管理活動。PMA證照的內容涵蓋了專案管理的基礎知識，包括：
- 專案管理的概念、原理和方法
- 專案管理的十大知識領域
- 專案管理的生命週期
- 專案規劃和執行
- 專案監控和收尾
二、專案管理師PMP
由 PMI（專案管理學會）頒發的全球最受認可的專案管理證照之一。
考取PMP證照代表你具有以下的能力:
- 具三年至五年以上之專案管理實務經驗
- 將專業的專案管理知識爛熟於心
- 代表有效經驗、問題透視力及批判性思考之專業素養
比起其他管理證照，PMP的影響力和受重視程度為之最。業界較重視對於通過PMP證照考試的專業人士，對於求職路上會有極大的幫助。
三、CPPM®
CPPM，全稱中華專案管理師（Certified Professional Project Manager），是中華專案管理學會（NPMA）頒發的專業級專案管理證照，旨在認證專案管理師的專業能力，幫助他們在工作中有效地管理和執行專案。
結論
無論你現在就是一個專案管理師，或是想要學習專案管理，選擇適合你的專案工具來管理專案流程，都能大大提高你的工作效率。專案管理模式的應用非常廣泛，無論是軟體開發、產品開發、市場營銷、工程建設等領域，都需要用到專案管理。因此，對於希望在職場中取得更大發展的專業人士來說，學習和掌握專案管理模式是十分必要的。同時，也要不斷進修相關技能，學習永無止盡！