Excel 是一塊強大的數位畫布，能幫助你將雜亂無章的原始資料，轉化為清晰、有條理的專業報表與分析圖表。無論是管理專案進度、製作財務報表，或是在生活中規劃個人預算，它都是你不可或缺的得力助手。學習 Excel 的核心價值，在於它能賦予你清晰的邏輯與高效的執行力，讓你從容應對職場上常見的各種資料任務。
Excel現行版本
Excel 目前主要有幾個版本，了解它們的差異有助於你選擇最適合的工具。本指南將以功能最完整的桌面版為教學主軸。現在，就讓我們一起打開 Excel，踏出學習這項強大技能的第一步吧！
| 版本類型 | 付費方式 | 更新方式 | 主要優缺點 |
|---|---|---|---|
| 傳統單機版 | 一次性付費，永久授權 | 無法更新至新版本 | 優點：一次買斷，無後續費用。 缺點：功能停留在購買時的版本。 |
| Microsoft 365 | 訂閱制（月費或年費） | 自動更新 | 優點：隨時能使用最新功能與安全修補。 缺點：需持續付費才能使用。 |
| 網頁/行動版 | 免費使用 | 由 Microsoft 維護 | 優點：跨平台、免費、適合基本編輯。 缺點：功能經過簡化，較不齊全。 |
認識你的Excel工作區：儲存格與基本視圖操作
當你打開 Excel，首先映入眼簾的是由許多小格子組成的畫面。這些小格子是 Excel 最基本的單位，我們稱之為「儲存格」(Cell)，所有資料都是在這些格子裡輸入與呈現的。
如果覺得預設的格子太小，長時間工作可能會造成眼睛疲勞，這裡有一個實用的技巧可以改善你的工作體驗：
1. 點擊右下角：直接點擊畫面右下角的 + 號，可以逐步放大畫面。
2. 快捷鍵操作：按住鍵盤上的 Ctrl 鍵不放，同時滾動滑鼠滾輪，可以更流暢地進行縮放。
熟悉了基本環境後，下一步就是開始將我們的資料輸入到這些儲存格中。
資料輸入的基礎：打字與移動技巧
讓我們從建立一份員工基本資料表開始。首先，用滑鼠點擊最左上角的 A1 儲存格，輸入第一個標題「姓名」。輸入完成後，你會發現按下 Enter 鍵，選取框會向下移動，而不是我們預期的向右。要更有效率地輸入一整列表格標題，你需要了解不同按鍵的移動規則：
• Enter：選取框向下移動一格。
• Tab：選取框向右移動一格。
• 方向鍵：可以自由地向上下左右移動。
現在，請善用 Tab 鍵，從 A1 儲存格開始，依序輸入「部門」、「手機號碼」、「到職日期」、「月薪」等標題。
當你開始輸入不同類型的資料時，可能會遇到一些意想不到的狀況。別擔心，下一章節將為你拆解最常見的三大問題。
處理常見資料類型：三大關鍵技巧
問題：輸入的資料格式不正確，導致顯示錯誤或無法進行後續分析。 解決方案：本章節將以「問題與解決方案」的結構，幫助你克服初學者最常遇到的資料輸入挑戰。
數字格式：為什麼手機號碼開頭的 0 會消失？
問題：當你輸入「0912345678」時，儲存格只顯示「912345678」。
原因：這是因為 Excel 預設會將純數字串視為「數值」，而在數學上，數字開頭的 0 是沒有意義的，因此會被自動省略。
解決方案：若要保留開頭的 0，我們需要告訴 Excel 這串數字是「文字」，而非「數值」。
1. 選取準備輸入手機號碼的整個欄位。
2. 在 常用 標籤頁中，點擊資料格式下拉選單，將格式從「通用格式」更改為「文字」。
完成設定後，重新輸入手機號碼，開頭的 0 就能被完整保留了。這個技巧同樣適用於員工編號或其他任何以「0」開頭的數字代碼。
日期格式：如何正確輸入日期？
問題：輸入的日期無法被 Excel 正確識別，導致後續無法進行排序或計算。
原因：輸入日期時，必須使用 Excel 能夠識別的分隔符號。
解決方案：請務必使用「斜線 /」或「橫線 –」來分隔年、月、日（例如：2024/10/01 或 2024-10-01）。
重要提示：若使用逗號、小數點或其他符號，Excel 會將其視為一般文字，這將導致日期排序、篩選或計算功能完全失效。
進階技巧：Excel 的日期「顯示格式」是可以自由變更的。例如，你可以將 2024/10/01 顯示為「10月1日」或「10月」，但儲存格內部儲存的實際值依然是完整的年月日，完全不影響後續的計算。
貨幣格式：欄位出現「#####」是什麼意思？
問題：在輸入薪資並套用貨幣格式後，儲存格內顯示一整排「#####」符號。
原因：這不是錯誤訊息，而是 Excel 在告訴你：「目前的欄位寬度不足以顯示完整的數字內容。」
解決方案：你有兩種方式可以調整欄寬。
• 手動調整：將滑鼠移到欄位標題之間的間隔線上，按住滑鼠左鍵並向右拖曳，直到數字完全顯示。
• 自動調整：將滑鼠移到欄位標題的間隔線上，快速雙擊滑鼠左鍵，Excel 會自動將欄寬調整至最適大小。
另外，在貨幣格式中，「會計專用」和「貨幣」格式有些微差異。「會計專用」格式是正式財務報表的標準格式，其貨幣符號會靠左對齊，數字靠右；而「貨幣」格式的符號則會緊貼在數字前方。
資料輸入完成後，接下來讓我們學習如何更有效率地修改與管理這些資料。
提升Excel效率：資料編輯與管理的快捷技巧
修改與復原
修改儲存格內容有兩種常見方式：
• 完全覆蓋：直接點擊目標儲存格，輸入新的內容即可完全取代舊資料。你也可以先按 Delete 鍵清空內容再輸入。
• 部分修改：在儲存格上雙擊滑鼠左鍵，即可進入編輯模式，只修改部分文字。
如果不小心操作錯誤，別擔心！你可以點擊左上角的 復原 按鈕，或使用萬用快捷鍵 Ctrl + Z，輕鬆回到上一個步驟。
複製格式與內容
當你為一個儲存格設定好完美的格式（例如貨幣格式），並希望將此格式應用到其他儲存格時，格式刷 是你的最佳幫手。只需點擊已設定好的儲存格，再點擊左上角的「筆刷」圖示，然後刷過你想要套用格式的目標儲存格即可。而對於內容的複製，善用快捷鍵能大幅提升你的工作效率。
| 操作 | 快捷鍵與說明 |
|---|---|
| 複製 | Ctrl + C：複製儲存格的內容與格式 |
| 貼上 | Ctrl + V：將複製的內容與格式貼到目標位置 |
大量取代
假設公司組織改造，需要將所有「行銷部」的員工都改為「業務部」，一筆一筆修改不僅耗時，還容易出錯。這時，尋找與取代 功能就能派上用場。
1. 在 常用 標籤頁中找到 尋找與選取 按鈕，點擊後選擇 取代。
2. 在「尋找目標」欄位輸入「行銷部」。
3. 在「取代成」欄位輸入「業務部」。
4. 點擊 全部取代，Excel 就會瞬間完成所有修改。
在資料整理告一段落後，最重要的一步是儲存檔案，以避免因電腦當機等意外狀況導致心血付之一炬。完成存檔後，我們就可以安心地進入下一階段：將這份資料表脫胎換骨，變得更加專業。
<延伸閱讀：Excel快捷鍵大全｜最新、最詳細四大分類！輕鬆掌握快捷鍵>
Excel表格美化：從資料到專業報表的蛻變
你的原始資料雖然正確，但看起來雜亂無章，難以閱讀且不夠專業。透過策略性的格式設定與版面調整，我們可以將它蛻變為一份精美的專業報表。
強化標題與間距
標題是表格的門面，讓我們透過以下步驟來強化它：
1. 設定粗體：選取所有標題文字，點擊 粗體 按鈕，使其更加醒目。
2. 設定背景色：點擊 油漆桶 工具，為標題列選擇一個沉穩的背景色（如深綠色），並將文字顏色改為對比色（如白色），創造視覺焦點。
3. 統一對齊：由於數字和日期資料預設靠右對齊，為了達到視覺上的統一，我們應將「到職日期」和「月薪」這兩個標題也設為「靠右對齊」。
接著，透過適度拖曳調整「行高」與「欄寬」，增加表格的呼吸感，能大幅提升閱讀的舒適度。
善用留白與頁首設計
專業的版面會善用「留白」，避免資料感覺擁擠、讓讀者感到壓迫。目前的表格緊貼頁面左上角，我們可以透過在表格左側插入一個空白欄、在上方插入一個空白列，讓視覺重心更平衡。
若要建立一個包含公司 Logo 和標題的頁首，可以按照以下步驟：
1. 在表格上方再插入一個空白列，並設定好背景色與行高。
2. 點擊 插入 > 圖片 > 放置在儲存格上 > 此裝置，選擇你的 Logo 圖檔，並調整其大小與位置。
3. 在旁邊的儲存格輸入報表標題，並設定合適的字體大小、顏色及粗體。
4. 若標題文字太長，可使用 自動換行 讓文字在儲存格內分行顯示。或者，也可選取多個儲存格後使用 合併儲存格 來創造跨欄置中的效果。
講師提醒：合併儲存格 雖然美觀，但有時可能會影響後續的資料排序與篩選。建議主要將其用於表格主資料區塊之外的頂層標題。
框線的藝術：格線 vs. 自訂框線
首先要釐清一個重要觀念：你在編輯時看到的灰色「格線」，只是輔助用的參考線，預設情況下並不會被列印出來。
若希望列印時也包含格線，有兩種方法：
• 快速方法：進入 版面設定 > 工作表 標籤頁，勾選 列印 項目下的 格線。Excel 會自動為你的資料加上基本的灰色線條。
• 專業方法：先關閉預設格線，再手動加上精緻的自訂框線，讓版面更乾淨。
1. 前往 檢視 標籤頁，取消勾選 格線。
2. 選取所有資料範圍（不含標題）。
3. 在 常用 標籤頁中，點開 框線 選單，選擇最下方的 其它框線。
4. 在彈出視窗中，選擇一個較柔和的顏色（如灰色），然後點選應用於「中間」和「底部」的線條。
如此一來，表格不僅外觀更專業，這些自訂框線也能被完整列印出來。美化後的表格，已經為接下來的資料分析做好了萬全準備。
初探分析：Excel 的計算與篩選超能力
問題：你有一張整理好的表格，但這些數字背後代表什麼意義？ 解決方案：利用 Excel 內建的計算與篩選工具，不需撰寫複雜公式，就能快速從資料中洞察關鍵資訊。
Excel 最強大的地方，在於其無與倫比的計算與分析能力。首先，在 常用 標籤頁的右上角，有一個 自動加總 (Σ) 按鈕。只需選取「月薪」欄位中的所有數字，然後點擊 自動加總 (Σ) 旁邊的下拉箭頭，即可一鍵完成：
• 平均值：快速計算員工的平均薪資。
• 加總：算出公司總薪資支出。
• 計數：計算共有幾筆資料，無需手動點算。
• 最大值/最小值：立即找出最高薪與最低薪。
除了計算，資料 標籤頁中的 排序與篩選 更是資料分析的利器：
• 排序：例如，你可以輕鬆將整份表格依照「月薪」由高到低重新排列。
• 篩選：啟用 篩選 後，每個標題旁會出現一個小箭頭。點擊箭頭，你可以：
1. 文字篩選：只顯示「業務部」的員工資料。
2. 數字篩選：進一步篩選出月薪高於 35,000 元的員工。
當你完成分析後，可以點擊箭頭內的「清除篩選」來恢復顯示所有資料，或再次點擊 篩選 按鈕來完全關閉此功能。
總結與下一步
恭喜你！透過這份指南，你已經掌握了 Excel 最核心的基礎技能：從基本的資料輸入、格式設定，到專業的表格美化與初步的資料分析。這只是你 Excel 旅程的開始。在下一階段的學習中，你將會接觸到 Excel 更為強大的核心——「公式」的應用，它將為你打開資料處理與自動化計算的全新大門。恭喜你完成了 Excel 學習的第一步，我們下集教學再見！